Angebote schreiben im Handwerk, ohne abends am Schreibtisch zu sitzen: per Diktat zum prüfbaren Entwurf — Kalkulation und Freigabe bleiben bei Ihnen.

Wie kann man im Handwerk schneller Angebote schreiben?

Der kürzeste Weg vom Kundentermin zum Angebot führt über ein Diktat: Sie sprechen Positionen, Mengen und Besonderheiten direkt nach dem Termin ins Telefon, und n3tz erstellt daraus einen strukturierten, prüfbaren Angebotsentwurf. Dafür brauchen Sie kein Zusatzmodul — Dokumente & Buchhaltung ist in jeder Grundstufe enthalten. Kalkulation, fachliche Prüfung und die bewusste Freigabe bleiben bei Ihnen — aber das Abtippen, Formatieren und Zusammensuchen entfällt. So wird aus „mache ich am Wochenende” ein Entwurf, der oft noch am selben Tag zur Prüfung bereitliegt.

Warum Angebote im Handwerk liegen bleiben

Jedes Angebot ist eine Auftragschance — und trotzdem stapeln sie sich. Der Grund ist selten die Kalkulation, sondern der Weg dorthin: handschriftliche Notizen vom Aufmaß, Fotos im Handy, die Kundenadresse in einer E-Mail, die Preise im Kopf. Alles muss abends am Schreibtisch zusammengesucht und in eine Vorlage übertragen werden. Nach einem vollen Tag auf der Baustelle ist das die erste Aufgabe, die auf morgen rutscht — und auf übermorgen.

Dabei zählt gerade im Handwerk Geschwindigkeit: Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, hat die besseren Karten. Kundinnen und Kunden fragen meist mehrere Betriebe an, und eine Woche Wartezeit liest sich wie Desinteresse. Die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks 2025” zeigt, warum sich das kaum ändert: 72 % der 504 befragten Handwerksunternehmen sind im Alltag zu ausgelastet, um sich intensiver mit Digitalisierung zu befassen — genau die Büroarbeit, die Abende frisst, bleibt liegen.

Vom Diktat zum Angebotsentwurf: so läuft der Ablauf

Dokumente & Buchhaltung — in jeder Grundstufe des KI-Kollegen von n3tz enthalten, kein separates Modul — verkürzt den Weg von der Notiz zum Dokument. Der Ablauf in vier Schritten:

Diktieren. Direkt nach dem Termin, auf dem Weg zum Auto: Positionen, Mengen, Material, Besonderheiten beim Kunden.
Entwurf erhalten. n3tz erstellt daraus einen strukturierten Angebotsentwurf und verknüpft ihn mit dem Vorgang in der Zentrale — inklusive Kontakt und bisheriger Historie.
Prüfen. Sie kontrollieren Positionen, Preise und Leistungstexte in Ruhe und passen an, was nicht passt.
Freigeben. Erst nach Ihrer bewussten Freigabe wird aus dem Entwurf ein fertiges Angebot.

Der Unterschied zur klassischen Textbaustein-Vorlage: Die Informationen kommen direkt vom Termin, nicht aus dem Gedächtnis einer langen Woche. Und der Entwurf hängt am Vorgang — später folgen Rechnung und Zahlungsverfolgung im selben Kontext.

Was Dokumente & Buchhaltung noch vorbereitet

Angebote sind nur der Anfang. Dieselbe Funktion bereitet weitere kaufmännische Dokumente vor:

Rechnungen — ebenfalls als Entwurf mit menschlicher Freigabe. n3tz bereitet hybride ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien mit eingebettetem EN-16931-XML und eingebetteten Schriften vor; technische Prüfungen ersetzen weder steuerliche Prüfung noch vollständige PDF/A-Konformität oder Empfängerannahme. Die Fristen erklärt der Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027.
Lieferscheine, Gutschriften und Stornos — aus dem jeweiligen Vorgang heraus.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen — als fertige Brief-PDFs. Auch hier gilt: Der Versand erfolgt manuell durch Sie, nicht automatisch.
Belege erfassen — eine KI-OCR liest Betrag, Datum und Lieferant aus und sortiert den Beleg in eine Prüfschlange. Diese Funktion ist aktuell eine Beta, kommt also ohne Genauigkeitsversprechen: Jeder erkannte Beleg wird von einem Menschen gegengeprüft.

Details zur e-Rechnung und zum kostenlosen Format-Check finden Sie auf der Seite E-Rechnung erstellen.

Klassisch schreiben, Vorlage oder KI-Entwurf?

Kriterium	Handschrift + Word-Vorlage	Branchensoftware mit Bausteinen	KI-Diktat-Entwurf
Erfassung direkt nach dem Termin	Notiz auf Papier	selten am Handy	per Diktat
Tipp- und Formatieraufwand	hoch	mittel	gering
Verknüpfung mit Vorgang und Historie	nein	je nach System	ja, in der Zentrale
Kalkulation und fachliche Prüfung	bei Ihnen	bei Ihnen	bei Ihnen
e-Rechnung-fähiges Ergebnis	manuell nachrüsten	je nach System	ZUGFeRD/Factur-X

Viele Betriebe arbeiten mit einer Branchensoftware, die sie gut kennen — das muss sich nicht ausschließen. Der Diktat-Entwurf schließt die Lücke zwischen Baustelle und Büro, die zwischen Termin und Tippen entsteht.

Grenzen und Pflichten bleiben bei Ihnen

Damit keine falschen Erwartungen entstehen, die klaren Grenzen:

Das Diktat erzeugt nur Entwürfe. Prüfung und Freigabe jedes Angebots und jeder Rechnung bleiben Ihre bewusste Entscheidung.
Kalkulation ist Chefsache. Stundensätze, Materialzuschläge und Risikozuschläge kennt Ihr Betrieb — n3tz rechnet nicht Ihre Preise aus.
Kein Banking und keine Steuererklärung. n3tz gleicht keine Konten ab, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und ersetzt nicht den Steuerberater. Für die Übergabe an Ihre Buchhaltung gibt es einen CSV-Export.
Beta kennzeichnen wir als Beta. Die Beleg-OCR liefert Vorschläge, die immer gegengeprüft werden.

Was kostet Dokumente & Buchhaltung?

Dokumente & Buchhaltung ist kein eigenes Modul mehr, sondern in jeder Grundstufe enthalten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erstellen Sie ab Light (49 €/Monat, netto zzgl. USt.). Gezählt wird ein gemeinsamer Dokumenten-Pool aus finalisierten Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen: 20 pro Kalendermonat bei Light, 150 bei Standard (99 €/Monat oder 990 €/Jahr) und 750 bei Premium (299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr, zusätzlich mit KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen inklusive). Light gibt es nur monatlich. Verlauf, Lesen, Download und Export Ihrer Daten bleiben möglich — auch nach dem Ende eines Moduls, solange der Grundvertrag und die Aufbewahrungsfrist laufen.

Wer neben den Dokumenten auch Anrufe und Postfach abgedeckt haben will, bekommt beides im Bundle „Empfang komplett” für 209 €/Monat (Standard + KI-Telefon + Postfach-Agent) statt 237 € einzeln konfiguriert — 28 € gespart, kompletter Empfang und die Rechnungen im selben Vorgang. Die Einrichtung übernimmt der Einrichtungsassistent geführt und Schritt für Schritt — inklusive, 0 €. Alle Details stehen im Preisüberblick.

Häufige Fragen zu Angeboten per Diktat

Erkennt n3tz Fachbegriffe meines Gewerks?

Die Wissensbasis Ihres Betriebs — Leistungen, Positionen, Standardtexte — wird bei der Einrichtung hinterlegt und mit Ihren Angaben gepflegt. Was n3tz nicht sicher zuordnen kann, landet zur Prüfung bei Ihnen statt im fertigen Dokument.

Muss ich meine Preise hinterlegen?

Ihre Preislogik bleibt bei Ihnen. Sie können Standardpositionen mit Preisen in der Wissensbasis pflegen; die endgültige Kalkulation und jede Preisentscheidung prüfen Sie am Entwurf.

Was passiert mit meinen Daten bei einem Wechsel der Grundstufe?

Verlauf, Lesen, Download und Export Ihrer Daten bleiben möglich — auch nach dem Ende eines Moduls, solange der Grundvertrag und die Aufbewahrungsfrist laufen. Ein Stufenwechsel ändert vor allem die monatliche Kapazität und die Nutzerzahl, nicht Ihren Zugriff auf bereits erstellte Dokumente. Die maßgeblichen Fristen stehen in den AGB und im AVV.

Ersetzt n3tz meine Buchhaltung oder Kanzlei?

Nein. Es bereitet Angebote, Rechnungen und Belege vor und exportiert Daten per CSV. Buchen, Kontieren und die steuerliche Beratung bleiben bei Ihnen und Ihrer Kanzlei.

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