Anliegen unterscheiden
Eine geplante Wartung folgt einem anderen Ablauf als ein aktueller Ausfall oder Notdienst.
Terminbuchung als synthetisches Beispiel
Wartung einordnen, freie Zeiten anbieten, Termin bestätigen.
Das fiktive Gespräch zeigt einen klar begrenzten Terminablauf. Griffi fragt, ob eine normale Wartung oder ein Ausfall vorliegt, bietet nur passende freie Zeiten an und hält Rückrufnummer sowie Ergebnis im Vorgang fest.
Terminablauf gemeinsam prüfenFiktives, synthetisch erzeugtes Beispielgespräch. Keine echte Kundenaussage.
Gespräch als Text
Griffi: Guten Tag bei SaarWärme Heiztechnik Müller. Hier ist Griffi, unser digitaler Assistent. Wie kann ich helfen?
Anrufende Person: Guten Tag, hier ist Frau Albert. Ich möchte die jährliche Wartung meiner Heizung vereinbaren, am liebsten nächste Woche.
Griffi: Handelt es sich nur um die geplante Wartung, oder ist die Anlage aktuell ausgefallen?
Anrufende Person: Nur um die Wartung. Die Heizung läuft normal.
Griffi: Dann kann ich Dienstag um neun Uhr oder Donnerstag um vierzehn Uhr anbieten. Was passt besser?
Anrufende Person: Donnerstag um vierzehn Uhr passt. Meine Rückrufnummer ist null eins sieben eins, zwei drei vier fünf sechs sieben acht.
Griffi: Danke. Die Wartung ist für Donnerstag um vierzehn Uhr eingetragen. Der Betrieb sieht Ihre Rückrufnummer und den Hinweis, dass kein Ausfall vorliegt.
Der Ablauf in drei Schritten
Nur freie Zeiten anbieten
Griffi nutzt die für den Betrieb freigegebenen Kategorien, Dauern und Verfügbarkeiten.
Ergebnis im Vorgang
Termin, Kontaktdaten und der Hinweis, dass kein Ausfall vorliegt, bleiben für den Betrieb nachvollziehbar.
Festgehalten statt vergessen
Was Griffi aus dem Gespräch festhält und übergibt.
Anliegen und Einordnung
Ob normale Wartung oder aktueller Ausfall — die Einordnung steht am Anfang des Vorgangs.
Kontaktdaten
Name und Rückrufnummer für Bestätigung und Rückfragen.
Gebuchter Termin
Kategorie, Dauer und Uhrzeit des bestätigten Termins — nur aus freigegebenen Verfügbarkeiten.
Ergebnis im Vorgang
Bestätigung, Hinweise wie „kein Ausfall“ und offene nächste Schritte bleiben nachvollziehbar.
Klare Grenzen
Was Griffi bewusst nicht tut.
- Bietet nur Zeiten an, die in den freigegebenen Kategorien, Dauern und Kalendern frei sind.
- Sagt keinen Termin zu, bevor die Buchung erfolgreich war.
- Behandelt einen aktuellen Ausfall nicht als normalen Termin — dafür gilt die Notdienst-Regel.
- Erfindet keine Verfügbarkeit und bucht nichts außerhalb der Regeln.
Voraussetzungen
Der gezeigte Ablauf läuft über das Modul KI-Telefon (89 € netto pro Monat) zusätzlich zu einer n3tz Grundstufe; in Premium ist es bereits enthalten. Regeln, Rückfragen und Übergabewege werden bei der Einrichtung festgelegt.
- Zusätzlich zum KI-Telefon setzt die telefonische Buchung das Modul Termine & Nachfassen (39 € netto pro Monat) und einen eingerichteten Kalenderprozess voraus. In Premium sind beide Module enthalten.
- Bestätigung und Erinnerungen laufen per SMS: je Grundstufe 10 / 25 / 50 erfolgreich versendete SMS inklusive, danach 0,25 € netto je SMS.
- Für die Gespräche gelten die Inklusivminuten des KI-Telefons: 250 / 500 / 1.000 verbundene Minuten pro Monat, danach 0,35 € netto je angefangener verbundener Minute.
- Ohne dieses Modul bietet Griffi keine Termine an, sondern nimmt einen Rückrufwunsch auf.
Alle Beträge netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Vollständige Grundstufen, Grenzen und Abrechnung stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Bucht Griffi jeden gewünschten Termin?
Nein. Angeboten werden nur freie Zeiten aus den freigegebenen Kategorien, Dauern und Verfügbarkeiten. Passt nichts, entsteht ein nachvollziehbarer Vorgang oder Rückrufwunsch statt einer erfundenen Zusage.
Wie unterscheidet Griffi Wartung und Ausfall?
Über die Rückfragen, die dein Betrieb bei der Einrichtung festlegt. Ein aktueller Ausfall folgt der Notdienst-Regel, eine geplante Wartung dem Terminablauf.
Woher weiß Griffi, welche Zeiten frei sind?
Aus dem bei der Einrichtung verbundenen Kalender und den freigegebenen Zeitfenstern. Welche Kalenderanbindung passt, wird bei der Einrichtung geprüft — es gibt keine pauschale Zusage für jedes System.
Was passiert nach einer erfolgreichen Buchung?
Der Termin wird in den Kalender geschrieben und im Vorgang dokumentiert. Konfigurierte SMS-Erinnerungen — etwa 24 und 2 Stunden vorher — laufen automatisch nach den eingerichteten Regeln.
Kann ein Kunde seinen Termin telefonisch verschieben?
Ja, aber nicht ohne Nachweis. Griffi schickt einen Code per SMS an die hinterlegte Nummer. Erst nach richtiger Bestätigung zeigt, verschiebt oder storniert Griffi den Termin.
Was passiert, wenn gar kein Termin frei ist?
Dann bietet Griffi die Warteliste an und hält Name, Kontakt und Wunschtag im Vorgang fest. Ist ein Einsatzgebiet hinterlegt, wird vor der Buchung außerdem die Postleitzahl abgefragt.
Was macht Griffi, wenn er eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt offen, dass er sich nicht sicher ist, leitet die Frage an dein Team weiter und sagt zu, dass sich jemand meldet. Öffnungszeiten, Preise oder Garantien, die nicht hinterlegt sind, erfindet Griffi nicht.
Dein Terminablauf, einmal sauber konfiguriert.
Bring deine heutigen Terminregeln mit — wir prüfen gemeinsam, welche Schritte Griffi übernimmt und wo dein Team entscheidet.