Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tarik Ermis / n3tz
Kaiserstr. 27, 66333 Völklingen
E-Mail: mail@n3tz.ai
Telefon: 06898 4989977

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Dienste erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

3. Hosting und Content Delivery

Die öffentliche Marketing- und Informationswebsite n3tz.ai wird als statische Website über Cloudflare Pages von Cloudflare, Inc. bereitgestellt. Beim Abruf verarbeitet Cloudflare die für Auslieferung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlichen technischen Zugriffsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressource und Browser-/Geräteinformationen). Die SaaS- und Backend-Dienste Empfang und Zentrale sowie deren Anwendungsdatenspeicherung werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben; Cloudflare schützt und vermittelt deren öffentliche Zugänge als DNS-, CDN-, DDoS- und TLS-Dienst. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der Website und die Sicherheitsprotokollierung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Einzelheiten zu den eingesetzten Anbietern und Verarbeitungsorten stehen im AVV.

4. SaaS-Dienste (Empfang, Zentrale)

Bei Nutzung unserer SaaS-Produkte verarbeiten wir:

• Kundendaten: Name, E-Mail, Unternehmen, Zahlungsdaten (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b)
• Nutzungsdaten: Login-Zeiten, Feature-Nutzung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f)

Soweit wir im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten dessen Endnutzer verarbeiten (z. B. Chat-Nachrichten über Empfang), handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der veröffentlichte Auftragsverarbeitungsvertrag dokumentiert die Datenflüsse und Maßnahmen und wird gemäß § 7 AGB mit Vertragsschluss Bestandteil des Hauptvertrags.

Bei der KI-Telefonie kann die vom Telefonieanbieter übermittelte Anrufernummer – sofern sie nicht unterdrückt ist – vollständig verarbeitet und im Anrufdatensatz gespeichert werden. Sie wird für die gewünschte Interaktion, die Zuordnung eines wiederkehrenden Anrufers, Terminbuchungen und eine vom Anrufer gewünschte Rückrufbearbeitung verwendet; soweit solche Vorgänge angelegt werden, kann sie außerdem in den zugehörigen Termin-, Lead- oder Rückrufdaten enthalten sein. Eine automatische Kürzung oder Pseudonymisierung auf die letzten vier Ziffern findet im derzeitigen technischen Stand nicht statt. Der Kunde legt als Verantwortlicher den konkreten Zweck und die Rechtsgrundlage fest (typischerweise Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) und darf die Funktion nur bei bestehendem rechtmäßigem Verarbeitungszweck einsetzen. Der KI-Hinweis dient der Transparenz; die Fortsetzung der Interaktion wird nicht als Einwilligung behandelt.

5. Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) abgewickelt. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung.

6. KI-Verarbeitung

Zur Bereitstellung der KI-Funktionen setzen wir Sprachmodelle (LLMs) von Google ein. Für die Textverarbeitung – den Live-Chat (Empfang) sowie serverseitige Gesprächszusammenfassungen, Lead-Extraktion und Website-Analyse (Zentrale) – sind Textinferenz und Datenresidenz auf Google Vertex AI in der EU-Region konfiguriert. Vertragliche Unterstützungs-, Sicherheits- und Unterauftragnehmerzugriffe können dennoch einen Drittlandbezug haben und richten sich nach dem Google-DPA und den dort vereinbarten Transfermechanismen. Das KI-Live-Telefonat (Sprachmodell Gemini Live) und die Begrüßungs-Sprachausgabe laufen über die Gemini-Modelle von Google, die für die Echtzeit-Sprachverarbeitung derzeit ausschließlich in den USA verfügbar sind.

Die damit verbundene Übermittlung in die USA (beschränkt auf das KI-Live-Telefonat und die Begrüßungs-Sprachausgabe) erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO; Google LLC ist DPF-zertifiziert) sowie ergänzender Standardvertragsklauseln. Die Regelungen und die vollständige Liste der Unterauftragnehmer stehen im AVV.

n3tz fertigt und speichert keine eigene Audioaufnahme. Die Produktionskonfiguration fordert bei Gemini Live keine Session-Wiederaufnahme an und damit nicht die optionale Aufbewahrung des Gesprächszustands für bis zu 24 Stunden. Google kann eingereichte Prompts, Kontextinformationen und Ausgaben bezahlter Dienste dennoch für Missbrauchserkennung und erforderliche Offenlegungen bis zu 55 Tage vorhalten; weil die Anbieterunterlagen Roh-Audio des Live-Telefonats dabei nicht ausdrücklich ausschließen, sagt n3tz keinen Ausschluss zu. Google nutzt Prompts und Antworten bezahlter Dienste nicht zur Produktverbesserung.

Gemini-basierte Funktionen werden nur für an volljährige Personen gerichtete administrative Kommunikation, Empfangs- und Terminprozesse bereitgestellt. Mandanten, die an Minderjährige unter 18 Jahren gerichtet sind oder voraussichtlich von ihnen genutzt werden, sowie klinische Praxis, medizinische Beratung, Diagnose oder Behandlung erfordern vorab eine von n3tz schriftlich bestätigte Anbieterfreigabe oder einen geeigneten alternativen Verarbeiter.

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Löschung erfolgt nach Abschluss der Anfrage, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Cookies und Reichweitenmessung

Beim ersten bloßen Besuch von n3tz.ai setzen wir keine Cookies und speichern keinen Identifikator. Die Browsprache wird lokal ausgewertet, um automatisch eine vorhandene deutsche, englische oder französische Sprach-URL auszuwählen. Nur wenn ein Besucher im Sprachmenü selbst eine Sprache auswählt, wird diese Funktionspräferenz als n3tz_locale für höchstens zwölf Monate im lokalen Speicher hinterlegt; sie wird nicht für Analyse oder Profiling verwendet. Erst wenn ein Besucher den Empfang-Chat ausdrücklich öffnet, legt der eigene Empfang-Tenant zusätzlich eine pseudonyme Sitzungskennung und den Chatverlauf im Sitzungsspeicher dieses Browser-Tabs ab. Beide Chat-Einträge enden mit der Tab-Sitzung. Die Sprachpräferenz und die Chat-Einträge sind für die jeweils ausdrücklich angeforderte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Für den auf n3tz.ai eingesetzten eigenen Empfang-Tenant ist die optionale Google-Tag- und Conversion-Tracking-Funktion technisch gesperrt. Wir verwenden daher auf n3tz.ai keine Tracking- oder Marketing-Cookies, keine externe Reichweitenmessung und betreiben kein Profiling. Die genaue Speicherübersicht finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter mail@n3tz.ai.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken

11. Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. 6 Jahre HGB, 10 Jahre AO) entgegenstehen.

12. Unterauftragnehmer

Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer finden Sie im AVV.