ZUGFeRD, XRechnung & Factur-X: Formate erklärt

ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X — was ist der Unterschied?

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X sind alle gültige e-Rechnungs-Formate — sie unterscheiden sich vor allem darin, ob eine für den Menschen lesbare PDF dabei ist und für wen sie gedacht sind. ZUGFeRD und Factur-X sind Hybrid-Formate (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung ist ein reines XML-Format für öffentliche Auftraggeber. Für den ganz normalen B2B-Rechnungsversand ist ZUGFeRD (bzw. das technisch gleiche Factur-X) meist die praktischste Wahl. Alle drei erfüllen die europäische Norm EN 16931 und damit die deutsche e-Rechnungspflicht nach §14 UStG.

Was ist eine e-Rechnung — und was nicht

Wichtig vorweg, weil es der häufigste Irrtum ist: Eine PDF, die Sie einscannen oder aus Word exportieren, ist keine e-Rechnung. Eine echte e-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML), das eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann — ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt.

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich solche strukturierten Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand kommt gestuft danach. Den kompletten Fahrplan haben wir im Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027 aufgeschlüsselt. Hier geht es um die Frage, die danach kommt: Welches Format nehme ich?

Die drei Formate im Überblick

Alle drei basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung, nicht im Kern.

ZUGFeRD: das Hybrid-Format für den Alltag

ZUGFeRD ist eine PDF, in die zusätzlich ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht ganz normal eine Rechnung — kann sie aber auch automatisch einlesen. Das macht ZUGFeRD so praktisch: Kunden, deren Software das XML noch nicht verarbeitet, sehen trotzdem eine saubere Rechnung; moderne Systeme ziehen sich die Daten automatisch.

Eine Feinheit, die oft übersehen wird: Der PDF-Teil darf kein beliebiges PDF sein, sondern muss ein valides PDF/A-3 sein — mit allen Schriften eingebettet. Erfüllt der Container das nicht, zeigen Empfängersysteme wie DATEV den Hinweis „Diese E-Rechnung entspricht nicht den Formatvorgaben”, obwohl das XML gültig ist. Mehr dazu in der FAQ unten.

Für die meisten Handwerksbetriebe, Kanzleien und Dienstleister, die an andere Firmen fakturieren, ist ZUGFeRD deshalb der pragmatische Standard.

XRechnung: der Standard für Behörden

Wer an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturiert, kommt an der XRechnung kaum vorbei — sie ist im B2G-Bereich vorgeschrieben. XRechnung ist ein reines XML ohne PDF-Ansicht; zum Lesen braucht es einen Viewer. Für den Behörden-Workflow ist genau das gewollt: reine, eindeutige Daten.

Factur-X: das deutsch-französische Pendant

Factur-X ist das Ergebnis einer deutsch-französischen Zusammenarbeit und technisch praktisch deckungsgleich mit ZUGFeRD. Wenn Sie Kunden in Frankreich oder in der Großregion haben, ist Factur-X das Format der Wahl — und weil es demselben Standard folgt, müssen Sie technisch nichts Neues lernen.

Welches Format brauche ich?

Eine einfache Faustregel:

• Sie fakturieren an Firmenkunden (B2B)? → ZUGFeRD (bzw. Factur-X bei FR-Bezug).
• Sie fakturieren an Behörden (B2G)? → XRechnung.
• Sie sind unsicher, was Ihr Kunde akzeptiert? → ZUGFeRD ist die sicherste Wahl, weil die lesbare PDF immer mitkommt.

Mit Empfang Premium (299€/Monat) erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen (§14 UStG) direkt aus dem Angebot heraus — ohne separate Software. Wie das ins Gesamtpaket passt, sehen Sie auf der Seite E-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen zu den Formaten

Welches ZUGFeRD-Profil ist das richtige? ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen mit unterschiedlichem Datenumfang. Auf der sicheren Seite sind Sie mit dem Profil EN 16931 (früher „Comfort”): Es bildet die europäische Norm vollständig ab und wird von gängiger Buchhaltungssoftware verarbeitet. Stark reduzierte Profile wie „Minimum” erfüllen die Anforderungen an eine e-Rechnung nach §14 UStG dagegen nicht.

Ist Peppol ein weiteres Format? Nein — Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk, kein Rechnungsformat. Über Peppol werden strukturierte Rechnungen (etwa XRechnung) sicher zugestellt, vor allem im Behördenumfeld. Format und Übertragungsweg sind zwei getrennte Entscheidungen.

Kann ich XRechnung auch an Firmenkunden schicken? Grundsätzlich ja — wenn der Empfänger reines XML verarbeiten kann. In der Praxis ist das Hybrid-Format für B2B die kundenfreundlichere Wahl, weil immer eine lesbare PDF mitkommt.

Warum meldet DATEV „Diese E-Rechnung entspricht nicht den Formatvorgaben”? Das ist der häufigste Format-Stolperstein bei ZUGFeRD/Factur-X: Die XML-Daten sind gültig nach EN 16931 (die Rechnung wird steuerlich anerkannt), aber der PDF-Container ist kein valides PDF/A-3 — fast immer, weil eine Schrift wie Helvetica oder Arial nicht ins PDF eingebettet wurde. Beheben kann das nur der Rechnungssteller, indem er die Rechnung mit eingebetteten Schriften neu erzeugt. Unser E-Rechnung-Prüfer erkennt genau diesen Fall und nennt die betroffenen Schriften. (Die mit Empfang erstellten Rechnungen sind DATEV-konform — valides PDF/A-3b mit eingebetteten Schriften.)

Wie prüfe ich, ob meine Rechnung gültig ist?

„Sieht aus wie eine Rechnung” heißt nicht „ist eine gültige e-Rechnung”. Ob Ihr XML wirklich dem Standard entspricht, sehen Sie erst, wenn Sie es gegen die Norm prüfen. Genau dafür gibt es unseren kostenlosen E-Rechnung-Prüfer: Sie laden Ihre Datei hoch, die Prüfung läuft komplett im Browser (nichts wird hochgeladen), und Sie sehen sofort, ob das Format passt. Kein Login, keine Anmeldung.

Fazit

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X sind keine konkurrierenden Welten, sondern drei Verpackungen desselben europäischen Standards. Für den B2B-Alltag ist ZUGFeRD meist die beste Wahl, Behörden verlangen XRechnung, und Factur-X ist der Zwilling für den Frankreich-Bezug. Wichtiger als die Format-Diskussion ist, dass Ihre Rechnung am Ende wirklich dem Standard entspricht — das prüfen Sie in 30 Sekunden.

Mehr erfahren: E-Rechnung kostenlos prüfen → oder e-Rechnung mit Empfang erstellen →